Kostenbewusstsein schärfen durch "Meeting-Meter"

Bernard De Koeven hat ein 'Meeting-Meter' entwickelt, um das Kostenbewusstsein von Unternehmen für Zeitverschwendung in Meetings zu schärfen:

Meeting Meter is a taxi meter for meetings – an amusing, but remarkably effective tool for increasing awareness of the 'meetings problem.' The Wall Street Journal said it’s 'just the product for all those companies who want to make their meetings more productive…'

Hier der Link zu einem Artikel inklusive "Meeting-Meter":
http://www.deepfun.com/meetings/

Hier gibt's Hilfe: www.meetingdoctor.de

5 Kennzeichen guter Meetings

Wie sich kranke Meetings anfühlen, wissen wohl die meisten. Was aber zeichnet Meetinggesundheit aus? Wir haben fünf Merkmale gesunder und effizienter Meetings identifiziert:

Produktivität

Aus guten Meetings kommt es etwas heraus: mehr Wissen, mehr Klarheit, mehr Plan. Sie leiten das eigenen Handeln an, jeder weiß danach besser, worum es geht und was er zu tun hat. Greifbare Ergebnisse sind in Meetings nicht alles, aber ohne sie ist alles nichts.

Struktur

Gute Meetings haben ein oder mehrere klare Ziele und was und wie gesprochen wird ist geeignet, zu diesen Zielen hinzuführen. Die Diskussion ist vorbereitet, die Fakten liegen auf dem Tisch, unterschiedliche Auffassungen werden sorgfältig auf den Punkt gebracht. Alle wissen: Wir sind auf dem richtigen Weg.

Beteiligung

Wenn nur einer im Meeting redet, dann hat es auch einen erkennbaren Sinn. Das ist aber nicht Regel. Meetings werden zusammengerufen, weil die simultane Beteiligung genau dieser Teilnehmer gebraucht wird. Und nicht nur dazu, einzelnen Protagonisten eine Bühne zu bieten.

Tempo

Gute Meetings mäandern nicht gemächlich wie ein Fluss durch die norddeutsche Tiefebene. Sie sind Gebirgsflüsse in einem engen Talbett. Wer darauf navigieren will, muss sich konzentrieren, will er sicher durch die nächste Stromschnelle gelangen. Langeweile kommt dabei nicht auf. Gute Meetings geben den Gehirnen der Teilnehmer immer wieder Futter, anstatt sie durch Redundanz in den Tiefschlaf zu versetzen.

Atmosphäre

Und sei das Meeting noch so straff geführt: Der Einzelne muss sich wohl fühlen, auf gar keinen Fall unbehaglich. Es herrscht eine konzentrierte Arbeitsatmosphäre, die Platz für Humor, Ironie und Leichtigkeit lässt. Unterschwellige Konflikte können das Klima für alle vergiften, deshalb werden sie entweder zum Thema gemacht oder ihnen wird außerhalb des Meetings eine Bühne bereitet, auf der sie ausgetragen werden können.

"Und.... ACTION!"

Wer hat nicht schon mal in diesen ewig mäandernden Meetings gesessen, die einfach nicht auf den Punkt kommen? Das Problem ist, dass vage Arbeitsaufträge nicht zu den gewünschten Ergebnissen führen. Um wirklich Nutzen aus einem Meeting zu ziehen, verraten wir Ihnen hier eine absolute Schlüsselfrage, die jeden schwammigen Schwammkopf zu erden vermag und auf den Boden der Realität zurück holt:

"Was ist die nächste Aktion?"

All das Gesagte im Hinterkopf - welche konkrete, nächstes physische Aktion ergibt sich nun daraus? Was ist zu tun? Wenn Ihr Meeting diese Frage nicht beantworten kann, ist es zwar bisweilen hübsch und nett, aber letztlich folgenlos.

Eine Falle, die es bei der Beantwortung der Frage zu vermeiden gilt ist die Unterscheidung zwischen einer konkreten nächsten Aktion und einem Projekt. Der bekannte Produktivitätscoach David Allen definiert in seinem hilfreichen Buch "Getting Things Done" (GTD) ein Projekt als jegliches zu erreichendes Ergebnis, welches mehr als nur eine einzige konkrete physische Aktion erfordert.

Beispiel: Sie wollen eine Lebensversicherung abschliessen. "Lebensversicherung abschließen" taugt aber nicht als nächste Aktion, die auf ihre To-Do Liste wandern kann, denn es umfasst in der Regel mehrere nächste Aktionen, wie Informationen einholen, Anrufe tätigen, Freunde fragen, Vergleichsportale konsultieren, Finanzen recherchieren, mit dem Lebenspartner sprechen, etc. Die vermeintliche nächste Aktion ist in Wirklichkeit ein Projekt mit zahlreichen Schritten. Da ist also noch ein wenig zusätzliche Denkarbeit erforderlich, um wirklich bei einer physisch umsetzbaren Aktion anzukommen. Aber diese Denkarbeit zahlt sich in Form von Klarheit aus.

Wenn sie individuell und als Team diese Klarheit in ihre Besprechung bringen, werden ihre Ergebnisse schneller greifbar und umsetzbar. Viel Erfolg dabei!